Haus der Sorben setzt auf die Swyx Cloud-Telefonie des Herstellers enreach

„Die Zusammenarbeit mit Infotech ist hervorragend, das betrifft sowohl die Betreuung als auch die Serviceleistungen. Wir können stets unsere Wünsche äußern und die Planerstellung sowie Umsetzung erfolgt zeitnah. Mit der Einführung von Swyx haben wir unsere Kommunikation erheblich verbessert und Home-Office-Arbeitsplätze geschaffen.“

Tomas Kutter
IT-Administrator, Domowina Bund Lausitzer Sorben e.V. und im Auftrag derStiftung für das sorbische Volk

Der Kunde

Die Stiftung für das sorbische Volk, sorbisch: Załožba za serbski lud, unterstützt als gemeinsames Instrument des Bundes und der beiden Länder Brandenburg und Sachsen die Bewahrung und Entwicklung, Förderung und Verbreitung der sorbischen Sprache, Kultur und Traditionen als Ausdruck der Identität des sorbischen Volkes.

Die Stiftung hat ihren Sitz im Haus der Sorben in Bautzen und unterhält eine Außenstelle in Cottbus.

Ausgangssituation

Vor der Zusammenarbeit mit der INFOTECH lief die Kommunikation im Haus der Sorben über die herkömmliche Festnetztelefonie. Die technischen Möglichkeiten waren diesbezüglich eingeschränkt, worunter vor allem die stiftungsinterne Arbeit litt. Im Zuge der Digitalisierungsstrategie sollte die Telefonie in eine moderne Cloud-Umgebung ausgelagert werden. Damit war die Grundlage geschaffen, dass Mitarbeitende auch im Home-Office handlungs- und kommunikationsfähig sind. Hauptziele waren dabei eine verbesserte Erreichbarkeit mit Unterstützung mobiler Arbeit und einem sogenannten OneNumber-Konzept. Darüber hinaus galt es, den Wartungs- und Betreuungsaufwand der Telefonanlage zu verringern und die Nutzerverwaltung zu vereinfachen.

Lösungsansatz und Umsetzung 

Nach einer ausführlichen Beratung durch das Team der INFOTECH hat für das Haus der Sorben in Bautzen sowie das Haus der Wenden in Cottbus sowie allen weiteren Standorten die Festnetztelefonanlage in die Swyx-Cloud-Plattform überführt. Mithilfe der modernen Cloud-Telefonie wurden moderne Home-Office-Arbeitsplätze geschaffen und die IT-Infrastruktur verschlankt. In der Vorbereitung wurde dafür ein ausführlicher Migrationsplan erstellt, damit der Übergang von dem einen in das andere System so geräuschlos wie möglich vonstattengehen konnte. Zudem hat das INFOTECH-Team mittels Monitoring die Weiterentwicklung der Telefonanlage im Blick, da perspektivisch betrachtet noch weitere Standorte an die Swyx-Plattform angebunden werden sollen.

Keyfacts SWYX:

• SwyxOn mit RZ-Standort Deutschland
• SwyxMobile Anbindung mobiler Endgeräte
• Präsenzstatus
• OneNumber-Konzept
• Komfortables Callrouting

Keyfacts der Umsetzung:

• Gesamte Telefonanlage in das Swyx-Cloud-System überführt
• Ausführliche Analyse des Ausgangszustandes
• Erstellung eines Migrationsplans ohne Ausfallzeiten
• Zusammenarbeit im Team aus erfahrenen IT-Fachkräften
• Monitoring & Weiterentwicklung der Funktionalität

Mehrwerte

Die Umstellung der Festnetztelefonanlage auf die Swyx-Cloud-Telefonie hat den Workflow an allen Standorten spürbar verbessert. Die Mitarbeitenden profitieren von dem hohen Komfort und der Flexibilität des Swyx-Systems, was die Arbeitsprozesse insgesamt beschleunigt hat. Darüber hinaus konnte der Wartungs- und Betreuungsaufwand für die Telefontechnik reduziert und Kosten effektiv eingespart werden. Zudem ist die Benutzerverwaltung nun selbstständig durchführbar, was vor der Umstellung von einer externen Firma übernommen werden musste. Dank des anwenderfreundlichen Systems konnte außerdem der Nutzerkomfort erhöht und damit die Mitarbeiterzufriedenheit spürbar gesteigert werden.